Kursverwaltungssoftware für Aus- und Weiterbildungsanbieter
Seminare, Kurse, Lehrgänge und Events zentral planen, auswerten, abrechnen und vermarkten.
Weiterbildungsanbieter müssen Kurse planen, Anmeldungen bearbeiten, Teilnehmende verwalten, Rechnungen erstellen und zahlreiche weitere administrative Prozesse koordinieren. Der Kursmanager bündelt diese Aufgaben in einem zentralen System und automatisiert wiederkehrende Abläufe. So bleibt mehr Zeit für das, was zählt: hochwertige Aus- und Weiterbildung.
Typische Prozesse lassen sich zentral abbilden und automatisieren:
- Kurs- und Teilnehmendenverwaltung mit automatisierten Anmeldeprozessen
- Zertifikate und Anwesenheiten digital verwalten
- Kompetenzen und Nachweispflichten zentral dokumentieren
Vom Kursangebot bis zur Zahlungsverbuchung
Kurse und Ressourcen planen
Die Planung von Kursen, Seminaren und Lehrgängen ist komplex und zeitintensiv. Termine, Räume, Kursleitende und weitere Ressourcen müssen koordiniert und mögliche Überschneidungen frühzeitig erkannt werden.
Mit dem Kursmanager planen und verwalten Sie Ihr gesamtes Kurs- und Bildungsangebot zentral in einem System. Termine, Räume und Kursleitende lassen sich übersichtlich koordinieren, sodass Sie jederzeit den Überblick über Ihre Kursplanung behalten.
Kursangebote veröffentlichen und Anmeldungen verwalten
Ihre Kursangebote können über Schnittstellen direkt auf Ihrer Webseite veröffentlicht und bei Änderungen automatisch aktualisiert werden. So stehen Interessierten jederzeit aktuelle Informationen zu Kursen, Terminen und Verfügbarkeiten zur Verfügung.
Eingehende Anmeldungen werden im Kursmanager zentral erfasst und den entsprechenden Kursen zugeordnet. Dadurch reduzieren Sie manuelle Datenerfassung und behalten jederzeit den Überblick über Anmeldungen, Teilnehmende und verfügbare Kursplätze.
Teilnehmende und Kommunikation organisieren
Auch nach der Anmeldung unterstützt der Kursmanager die gesamte Kursadministration. Kontaktdaten, Buchungen, Aktivitäten und weitere Informationen zu Teilnehmenden und Kursleitenden werden zentral verwaltet.
Während der Kursdurchführung können An- und Abwesenheiten dokumentiert, Umfragen durchgeführt und wichtige Informationen gezielt kommuniziert werden. E-Mails lassen sich auf Basis von Vorlagen gleichzeitig an alle Teilnehmenden eines Kurses versenden.
Self-Service-Funktionen ermöglichen Teilnehmenden und Kursleitenden zudem den direkten Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente. Dadurch sinkt der administrative Aufwand und gleichzeitig verbessert sich der Service für Ihre Kundinnen und Kunden.
Fakturierung und Buchhaltung integrieren
Auch die finanziellen Prozesse sind direkt in die Kursverwaltung integriert. Mit dem Kursmanager erstellen Sie Einzel- und Sammelrechnungen auf Basis der bereits vorhandenen Kurs- und Teilnehmendendaten.
Zahlungseingänge, Gutschriften und Mahnungen lassen sich zentral verwalten. Über Schnittstellen können Rechnungs- und Buchungsdaten zudem an Ihre bestehende Buchhaltungssoftware übertragen werden.
So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – von der Kursplanung über Anmeldung und Durchführung bis zur Fakturierung und Zahlungsverbuchung.
Eine Software. Ein System. Alle Prozesse.
Vertrauen
Volle Sicherheit und über 15 Jahre Erfahrung. Über 100 erfolgreich realisierte Kundenprojekte und aussergewöhnlich langfristige Kundenbeziehungen.
Skalierbarkeit
Von 50 bis 5’000 Kursen jährlich: Der Kursmanager wächst mit. Modular, konfigurierbar und jederzeit erweiterbar.
Integration
Die Flexibilität einer Individualsoftware – zu den Kosten einer Standardlösung. Schnittstellen zur Buchhaltung, Rechnungsstellung und Webseite.
Effizienz
Das Self-Service-Portal für Teilnehmende und Kursleitende reduziert Supportanfragen und verbessert die Datenqualität nachhaltig.
Zentrale Funktionen der Kursverwaltung
Alle Module greifen nahtlos ineinander und bilden den gesamten Kursprozess digital ab.
Kontakt- & Teilnehmerverwaltung
Zentrale, strukturierte Verwaltung all Ihrer Kundendaten – DSG-konform und aktuell.
Kurs- & Seminarplanung
Termine, Räume, Ausstattung, Kursleitende und Anmeldungen übersichtlich steuern.
Integrierte Fakturierung
Rechnungen, Gutschriften und Exporte direkt aus der Kursverwaltung.
Schnittstellen & Integration
Nahtlose Anbindung an Buchhaltung, Webseite, ERP und weitere Systeme.
Die Zusammenarbeit mit Euch ist viel mehr als eine «Kundenbeziehung».
«Wir sind sehr glücklich mit dem kompetenten Support und der flexiblen und stabilen Plattform, die welante bietet.»
«Wir sind sehr zufrieden mit der Unterstützung der welante GmbH – besonders während der Corona-Pandemie. Ohne die grosse Hilfe des welante-Teams hätten wir den Gang zum virtuellen Unterricht unmöglich in so kurzer Zeit geschafft.»
«Die Kursverwaltung von welante ist sehr logisch aufgebaut, nahezu selbsterklärend und einfach zu verstehen. Super sind die individuellen Anpassungen sowie die stetigen Anpassungen und Erweiterungen der Standardfunktionen.»
«Die Einführung von welante hat unsere Weiterbildung revolutioniert. welante ist intuitiv, effizient und bietet die Möglichkeit, Lösungen auch für spezielle Anforderungen zu finden.»
«Wir haben mit welante unsere Kursorganisation optimiert. Und das war wohl eine der besten Entscheidungen in meinem Leben. Endlich können wir unsere Kurse einfach, zeitsparend und übersichtlich organisieren. Ein echt geniales Tool!»
«Nach der Arbeit mit zahlreichen Event-Management-Programmen kann ich sagen: welante belegt für mich den ersten Platz. Alles ist nahtlos vernetzt, übersichtlich aufgebaut und intuitiv bedienbar – ohne lange Einarbeitungszeit.»
Ihre Vorteile mit dem Kursmanager
Cloudbasierte SaaS-Lösung aus der Schweiz
Hohe Datensicherheit mit stündlichen Backups
Intuitive Bedienung mit klaren Rollen und Rechten
Tägliche Releases und kontinuierliche Weiterentwicklung
Weniger Supportaufwand dank Self-Service-Portal
Erstklassiger persönlicher und kompetenter Support statt Hotline
Unterstützung bei der Vermarktung Ihrer Kurse, online und offline
Direktlinks
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Case Study
Volkshochschule Zürich AG
Die Volkshochschule Zürich AG ist eine der grössten Volkshochschulen und vertraut seit mehr als einem Jahrzehnt auf die fortschrittliche Softwarelösung von welante. Hierbei werden die Funktionen umfassend und erfolgreich eingesetzt. Besonders glücklich ist man bei der Volkshochschule Zürich AG über die Vollautomatisierung bei der Kursbuchung – bei einem Angebot von über 1’000 Kursen. Sie ermöglicht einen administrativ äusserst schlanken Prozess – von der Anmeldung über den Informationsversand vor Kursstart bis hin zur Kursgeldverrechnung. Mit «MYVHS» wird zudem eine Warenkorb- und Login-Funktion, basierend auf dem «Kursmanager», genutzt. Zudem ermöglicht jene Software die mühelose Verwaltung von Online-Veranstaltungen und steigert dadurch den Service für die Kursteilnehmenden. Diese werden über neue Dokumenten, die von den Kursleitenden zuvor hochgeladen wurden, automatisch per E-Mail informiert.
Die Softwarelösung von welante überzeugt des Weiteren durch
Klare Gliederung
Gliederung nach Kontakten, Kursen und Rechnungen
Modernes Design
Modernes und wertiges Design mit logischen Icons
Überblick über alle Bereiche
Zentrale Ansicht über sämtliche Bereiche
Filterfunktionen
Umfassende Datenfilter nach allen Suchfeldern
Gute Auffindbarkeit
Die Möglichkeit, Ihre Angebote direkt über Ihren Internetauftritt ausschreiben zu lassen – kundenfreundlich und optimiert für Suchmaschinen wie Google
Aktualität
Die Option, bei Anpassungen von Daten im System, das Online-Kursprogramm automatisch zu aktualisieren
Die Funktionen im Überblick
Der Kursmanager von welante enthält die nötigen Werkzeuge zur erfolgreichen Planung und Verwaltung von Seminaren, Kursen und Events.
Kennen Sie Ihre Kunden?
Kontakt-Modul
Für eine gezielte Vermarktung Ihrer Angebote lassen sich Kundensegmente und Kontaktprofile anhand frei definierbarer Auswahlkriterien individuell erstellen. Dank zentraler Ablage und Organisation der Kontaktdaten behalten Sie sämtliche wesentlichen Informationen und hilfreichen Notizen stets im Blick.
Kursplanung & Seminarorganisation
Kurs-Modul
Umfassender Funktionskatalog mit praxiserprobten Tools für alle wichtigen Aufgaben in der Kursplanung und Seminarorganisation. Mit dem Kurs-Modul schaffen Sie eine Grundlage für effektives Kursmanagement, schlanke Abläufe und grosse Zeitersparnis.
Integrierte Fakturierung
Rechnungs-Modul
Hinterlegte Daten in der Software helfen, Tippfehler zu vermeiden und vereinfachen die Fakturierung. Auf Knopfdruck können Sie Rechnungen im Corporate Design und Einzahlungsscheine mit QR-Code erstellen und sogar Mahnungen intelligent versenden.
Online Kursprogramm mit komfortabler Such- und Anmeldefunktion
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