Rechnungen erstellen und Debitoren zentral verwalten
Mit dem Rechnungs-Modul des Kursmanagers erstellen Sie Rechnungen direkt aus Ihren Kurs- und Teilnehmendendaten, überwachen Zahlungseingänge und verwalten Debitoren, Mahnungen und Gutschriften zentral.
Abrechnung direkt aus den vorhandenen Kursdaten
Rechnungen entstehen auf Basis der bereits vorhandenen Kurs-, Buchungs- und Kontaktdaten. Einzel- und Sammelrechnungen lassen sich dadurch ohne erneute Datenerfassung erstellen. Der Versand kann digital per E-Mail oder bei Bedarf auf dem Postweg erfolgen.
Grundfunktionen
Rechnungsstellung
Einzel- und Sammelrechnungen effizient erstellen
Erstellen Sie Rechnungen direkt auf Basis der hinterlegten Buchungsdaten. Preise, Rabatte und weitere abrechnungsrelevante Angaben können automatisch berücksichtigt werden. Je nach Bedarf lassen sich einzelne Buchungen oder mehrere Teilnehmende einer Durchführung gemeinsam fakturieren.
ISO 20022
Zahlungseingänge standardisiert verarbeiten
Der Kursmanager unterstützt den ISO-20022-Standard. Bankdaten wie camt.054-Dateien können für den automatisierten Abgleich von Zahlungseingängen verarbeitet werden.
Versand per E-Mail
Rechnungen direkt digital versenden
Versenden Sie erstellte Rechnungen direkt per E-Mail an die hinterlegte Rechnungsadresse. Falls ein Versand auf Papier erforderlich ist, können die Dokumente alternativ ausgedruckt und per Post verschickt werden.
Abweichende Rechnungsadresse
Rechnungsempfänger unabhängig von Teilnehmenden festlegen
Hinterlegen Sie bei einer Buchung bei Bedarf einen anderen Rechnungsempfänger. So können beispielsweise Unternehmen, Arbeitgeber oder andere Kostenträger die Rechnung für eine oder mehrere teilnehmende Personen erhalten.
Debitorenverwaltung
Offene Rechnungen jederzeit im Blick behalten
Verfolgen Sie den Status Ihrer Rechnungen zentral im Kursmanager. Filter und Auswertungen zeigen, welche Rechnungen offen, bezahlt oder überfällig sind und unterstützen Ihr Team bei der laufenden Bearbeitung der Debitoren.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Mahnprozesse strukturiert bearbeiten
Erstellen Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen auf Basis offener Rechnungen. Mahnstufen und Texte lassen sich entsprechend den Abläufen Ihrer Organisation konfigurieren und unterstützen eine einheitliche Bearbeitung überfälliger Forderungen.
Ratenzahlung
Rechnungsbeträge auf mehrere Zahlungen verteilen
Vereinbaren Sie für geeignete Rechnungen eine Zahlung in mehreren Raten. Die einzelnen Teilbeträge und Fälligkeiten können im Kursmanager hinterlegt und gemeinsam mit der ursprünglichen Forderung verwaltet werden.
Gutschriften
Korrekturen und Rückvergütungen nachvollziehbar abbilden
Erstellen Sie Gutschriften direkt zu bestehenden Abrechnungen. Damit lassen sich beispielsweise Rechnungskorrekturen, Rückvergütungen oder andere Anpassungen transparent im Rechnungswesen dokumentieren.
Artikelverwaltung
Zusätzliche Leistungen und Produkte abrechnen
Verwalten Sie neben Kursgebühren auch weitere verrechenbare Positionen wie beispielsweise Lehrmittel. Artikel können mit eigenen Bezeichnungen, Mengeneinheiten, Kategorien und Steuersätzen hinterlegt und anschliessend bei der Rechnungsstellung verwendet werden.
Filter- und Suchfunktion
Rechnungsdaten gezielt finden und auswerten
Durchsuchen und filtern Sie Rechnungen und weitere Finanzdaten anhand unterschiedlicher Kriterien. Häufig benötigte Abfragen können gespeichert und später erneut verwendet werden. So lassen sich auch umfangreiche Datenbestände gezielt eingrenzen und auswerten.
Excel-Export
Finanzdaten flexibel weiterverwenden
Exportieren Sie Rechnungs- und Auswertungsdaten nach Excel. Individuelle Abfragen ermöglichen es, genau die Informationen zusammenzustellen, die Sie für weitere Auswertungen oder nachgelagerte Prozesse benötigen.
Rechnungswesen im Kursmanager live erleben
Kostenlose Demo buchen!
Sehen Sie in einer unverbindlichen Demo, wie Sie Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge überwachen und Debitoren zentral verwalten.
Haben Sie eine Frage zum Thema?
Unser Beratungsteam ist gerne persönlich für Sie da.
Zusatzfunktionen
Schnittstelle Zahlungseingänge
Zahlungseingänge automatisiert abgleichen
Importieren Sie Zahlungseingänge aus Ihrem Bank- oder Postkonto und gleichen Sie diese automatisch mit den offenen Rechnungen im Kursmanager ab. Zugeordnete Zahlungen werden direkt bei den entsprechenden Rechnungen verbucht. Bei Überzahlungen, Doppelzahlungen oder Zahlungen auf bereits annullierte Rechnungen erstellt der Kursmanager automatisch eine entsprechende Gutschrift. So bleiben Zahlungen, offene Beträge und Guthaben nachvollziehbar und können direkt weiterbearbeitet werden.
Buchungsexport in die Buchhaltung
Umsatzrelevante Buchungen an die Finanzbuchhaltung übergeben
Übertragen Sie abrechnungsrelevante Buchungen aus dem Kursmanager an Ihre Buchhaltungssoftware. Dadurch können die im Kursmanager entstandenen Geschäftsvorgänge ohne erneute Datenerfassung in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden.
Debitorenexport an die Buchhaltung
Debitoren und offene Forderungen zentral in der Buchhaltung weiterverarbeiten
Übergeben Sie Debitoren und die zugehörigen Rechnungsdaten aus dem Kursmanager an Ihre Buchhaltungssoftware. Zahlungseingänge und offene Forderungen können dadurch zentral in der Finanzbuchhaltung verarbeitet und überwacht werden.
Archivierung von Rechnungen
Dokumente in Microsoft 365 archivieren
Übertragen Sie Rechnungen und weitere Dokumente aus dem Kursmanager nach Microsoft 365 (SharePoint). So können die im Kursmanager erstellten Unterlagen in Ihrer bestehenden Dokumentenablage zentral archiviert werden.
Alle Bereiche miteinander verbunden
Kontakt-, Kurs- und Rechnungsdaten greifen im Kursmanager direkt ineinander. Informationen müssen dadurch nicht mehrfach erfasst werden und stehen in den verschiedenen Arbeitsschritten unmittelbar zur Verfügung.
Sehen Sie sich das Kontakt-Modul an
Alle Kontakte zentral und übersichtlich organisieren