Software für Mitglieder- und Kursverwaltung für Verbände
Mitglieder, Beiträge, Seminare und Events zentral verwalten, abrechnen und kommunizieren.
Verbände koordinieren Mitglieder, Beiträge, Veranstaltungen, Weiterbildungsangebote und Kommunikation. Der Kursmanager bündelt diese Prozesse in einem zentralen System und automatisiert wiederkehrende administrative Aufgaben. So reduzieren Sie den Aufwand in Ihrer Geschäftsstelle und verbessern gleichzeitig den Service für Ihre Mitglieder.
Typische Prozesse lassen sich zentral abbilden und automatisieren:
- Verwaltung von Mitgliedern mit unterschiedlichen Kategorien und Beiträgen
- Automatisierte Rechnungsstellung für Mitgliedsbeiträge und Veranstaltungen
- Organisation von Seminaren, Kursen und Events
- Digitale Kommunikation mit Mitgliedern und Self-Service-Portal
Von der Mitgliederanmeldung bis zur Beitragsabrechnung
Mitglieder und Stammdaten zentral verwalten
Mitgliederinformationen bilden die Grundlage für viele Prozesse eines Verbandes. Mit dem Kursmanager verwalten Sie Kontaktdaten, Mitgliedschaften, Kategorien und weitere Informationen zentral in einem System.
Angaben aus Online-Anmeldungen können direkt übernommen werden, sodass eine erneute manuelle Erfassung entfällt. Frei definierbare Gruppen und Filter ermöglichen zudem gezielte Auswertungen und helfen dabei, Mitglieder nach individuellen Kriterien zu segmentieren.
Veranstaltungen und Weiterbildungsangebote organisieren
Viele Verbände bieten ihren Mitgliedern Seminare, Kurse, Weiterbildungen und Veranstaltungen an. Mit dem Kursmanager planen und verwalten Sie Termine, Räume, Kursleitende, Teilnehmende und Anmeldungen zentral.
Über Schnittstellen können Angebote direkt auf Ihrer Webseite veröffentlicht und bei Änderungen automatisch aktualisiert werden. Eingehende Anmeldungen werden dem jeweiligen Angebot zugeordnet und stehen unmittelbar für die weitere Administration zur Verfügung.
Mitgliederkommunikation und Self-Service digitalisieren
Mit dem Kursmanager kommunizieren Sie gezielt mit einzelnen Mitgliedern oder definierten Gruppen. E-Mails und Informationen können auf Basis von Vorlagen effizient versendet und bestehende Newsletter-Systeme angebunden werden.
Über Self-Service-Funktionen erhalten Mitglieder zudem direkten Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente. Dadurch sinkt der administrative Aufwand in Ihrer Geschäftsstelle und Mitglieder können viele Anliegen zeitlich unabhängig selbst erledigen.
Beiträge, Rechnungen und Zahlungen automatisieren
Auch Mitgliedsbeiträge, Veranstaltungsgebühren und weitere Leistungen lassen sich direkt aus den vorhandenen Daten fakturieren. Rechnungen können automatisiert erstellt und digital versendet werden.
Über Schnittstellen lassen sich Rechnungs- und Buchungsdaten an Ihre Buchhaltungssoftware übertragen und Zahlungseingänge automatisiert abgleichen.
So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess – von der Mitgliederanmeldung über Veranstaltungen und Kommunikation bis zur Rechnungsstellung und Zahlungsverbuchung.
Eine Software. Ein System. Alle Prozesse.
Vertrauen
Volle Sicherheit und über 15 Jahre Erfahrung. Über 100 erfolgreich realisierte Kundenprojekte und aussergewöhnlich langfristige Kundenbeziehungen.
Skalierbarkeit
Von 50 bis 5’000 Kursen jährlich: Der Kursmanager wächst mit. Modular, konfigurierbar und jederzeit erweiterbar.
Integration
Die Flexibilität einer Individualsoftware – zu den Kosten einer Standardlösung. Schnittstellen zur Buchhaltung, Rechnungsstellung und Webseite.
Effizienz
Self-Service-Portal für Mitglieder, Teilnehmende und Kursleitende reduziert Supportanfragen und verbessert die Datenqualität nachhaltig.
Zentrale Funktionen der Kursverwaltung
Alle Module greifen nahtlos ineinander und bilden den gesamten Kursprozess digital ab.
Mitglieder- & Kontaktverwaltung
Mitglieder, Kontakte und Teilnehmende zentral, strukturiert und aktuell verwalten.
Event- & Seminarplanung
Termine, Räume, Ausstattung, Kursleitende und Anmeldungen übersichtlich steuern.
Integrierte Fakturierung
Rechnungen, Gutschriften und Exporte direkt aus der Kursverwaltung.
Schnittstellen & Integration
Nahtlose Anbindung an Buchhaltung, Webseite, ERP und weitere Systeme.
«Mit welante konnten wir unsere Mitgliederverwaltung massiv vereinfachen. Die jährliche Abwicklung von über 7’500 Mitglieder-Rechnungen erfolgt heute reibungslos per E-Mail. Dank der Integration von CRM, LMS und Mitgliederbereich verfügen wir über ein zentrales System, das alle Bedürfnisse abdeckt. Besonders schätzen wir den Single-Sign-On: Ein Login genügt, um alles im Griff zu haben.»
Ihre Vorteile mit dem Kursmanager
Cloudbasierte SaaS-Lösung aus der Schweiz
Hohe Datensicherheit mit stündlichen Backups
Intuitive Bedienung mit klaren Rollen und Rechten
Tägliche Releases und kontinuierliche Weiterentwicklung
Weniger Supportaufwand dank Self-Service-Portal
Erstklassiger persönlicher und kompetenter Support statt Hotline
Unterstützung bei der Vermarktung Ihrer Kurse, online und offline
Direktlinks
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Case Study
Volkshochschule Zürich AG
Die Volkshochschule Zürich AG ist eine der grössten Volkshochschulen und vertraut seit mehr als einem Jahrzehnt auf die fortschrittliche Softwarelösung von welante. Hierbei werden die Funktionen umfassend und erfolgreich eingesetzt. Besonders glücklich ist man bei der Volkshochschule Zürich AG über die Vollautomatisierung bei der Kursbuchung – bei einem Angebot von über 1’000 Kursen. Sie ermöglicht einen administrativ äusserst schlanken Prozess – von der Anmeldung über den Informationsversand vor Kursstart bis hin zur Kursgeldverrechnung. Mit «MYVHS» wird zudem eine Warenkorb- und Login-Funktion, basierend auf dem «Kursmanager», genutzt. Zudem ermöglicht jene Software die mühelose Verwaltung von Online-Veranstaltungen und steigert dadurch den Service für die Kursteilnehmenden. Diese werden über neue Dokumenten, die von den Kursleitenden zuvor hochgeladen wurden, automatisch per E-Mail informiert.
Die Softwarelösung von welante überzeugt des Weiteren durch
Klare Gliederung
Gliederung nach Kontakten, Kursen und Rechnungen
Modernes Design
Modernes und wertiges Design mit logischen Icons
Überblick über alle Bereiche
Zentrale Ansicht über sämtliche Bereiche
Filterfunktionen
Umfassende Datenfilter nach allen Suchfeldern
Gute Auffindbarkeit
Die Möglichkeit, Ihre Angebote direkt über Ihren Internetauftritt ausschreiben zu lassen – kundenfreundlich und optimiert für Suchmaschinen wie Google
Aktualität
Die Option, bei Anpassungen von Daten im System, das Online-Kursprogramm automatisch zu aktualisieren
Die Funktionen im Überblick
Die Kursverwaltungssoftware von welante enthält die nötigen Werkzeuge zur erfolgreichen Planung und Verwaltung von Seminaren, Kursen und Events.
Kennen Sie Ihre Kunden?
Kontakt-Modul
Für eine gezielte Vermarktung Ihrer Angebote lassen sich Kundensegmente und Kontaktprofile anhand frei definierbarer Auswahlkriterien individuell erstellen. Dank zentraler Ablage und Organisation der Kontaktdaten behalten Sie sämtliche wesentlichen Informationen und hilfreichen Notizen stets im Blick.
Kursplanung & Seminarorganisation
Kurs-Modul
Umfassender Funktionskatalog mit praxiserprobten Tools für alle wichtigen Aufgaben in der Kursplanung und Seminarorganisation. Mit dem Kurs-Modul schaffen Sie eine Grundlage für effektives Kursmanagement, schlanke Abläufe und grosse Zeitersparnis.
Integrierte Fakturierung
Rechnungs-Modul
Hinterlegte Daten in der Software helfen, Tippfehler zu vermeiden und vereinfachen die Fakturierung. Auf Knopfdruck können Sie Rechnungen im Corporate Design und Einzahlungsscheine mit QR-Code erstellen und sogar Mahnungen intelligent versenden.
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